Desolador y en riesgo todo el archivo del Registro Público de la Propiedad y del Comercio de Chiapas

Grave la situación del Registro Público de la Propiedad y de Comercio de Chiapas (RPPyC), señala diagnóstico de un experto.

De no “atenderse con urgencia”, toda la información electrónica y el acervo del Registro Público de la Propiedad y de Comercio de Chiapas (RPPyC), podría desaparecer o perderse, ante la condiciones precarias y de alto riesgo en que se encuentran, así lo dictaminó un experto en archivos públicos y administrativos.

En su informe “diagnóstico sobre la situación del Registro Público de la Propiedad y de Comercio de Chiapas, el experto Aarón Gómez Orduña, exdirector Jurídico del Registro Público de la Propiedad y del Comercio del Departamento del Distrito Federal y encargado de la Modernización, entregó un riguroso análisis de lo que encontró en esa oficina ubicada en la 5ª. Norte Poniente de Tuxtla Gutiérrez.

A petición de Juan Carlos Bonifaz Trujillo, Gómez Orduña llevó a cabo una primera revisión del estado de modernización, sistema, hardware y software del RPPyC de Chiapas, específicamente en su oficina en Tuxtla Gutiérrez.

A principios de julio pasado, se llevó a cabo una entrevista con el personal encargado de labores administrativas, de informática, el Subdelegado de registro en Tuxtla y el enlace del Instituto de la Consejería Estatal. Además se llevó a cabo una reunión en las oficinas de la SEDATU donde estuvieron representantes de dicha secretaría, del Instituto de le Consejería local, del Registro Público y del Colegios de Notarios.

Posteriormente, Aarón Gómez Orduña realizó un recorrido físico a las instalaciones del Registro Público, las áreas visitadas fueron: la recepción, la ventanilla, la planta de luz, la dirección general, el acervo Principal y dos anexos, el área de calificadores y el SITE de cómputo.

A la fecha se han desarrollado tres programa de modernización con una inversión de alrededor de 180 millones de pesos en el Registro, donde se encontró que opera con un sistema digital que permite realizar asientos electrónicos, una digitalización de gran parte del acervo hasta 2010 que permite la consulta digital de imágenes de partidas escaneadas (sellos electrónicos) pero que no están firmados electrónicamente.

Señala que se realizó una migración-trascripción del contenido de las imágenes de una gran parte del acervo, sin que se tenga certeza por parte del personal de qué cantidad fue transcrita y que se identificaron los siguientes puntos críticos de la revisión física que enumero de manera descendente:

–          El SITE sufrió una variación de voltaje que averió dispositivos de almacenamiento de datos (imágenes principalmente) que afortunadamente fueron recuperados, aunque debe apuntarse que no pueden ser respaldados ya que la unidad de copiado en cintas magnéticas nunca fue puesta en marcha.

–          El acervo se encuentra en un lugar con rutas bloqueadas de acceso y sin salida de emergencia, sin un control de seguridad, sin cámaras ni extintores.

–          Se encontró personal en áreas contiguas al acervo con veladoras aromáticas prendidas.

–          La unidad de hardware en la que radica el SIREC (sistema registro electrónico) no se encuentra respaldada y fue completamente incidental el hecho de que no se hubiera averiado con la variación de voltaje. De averiarse, todos los registros de 2010 a la fecha no podrían recuperarse y darían lugar a la reposición registral de todas los asientos las operaciones realizadas en cuatro años.

–          No se cuenta con el código fuente del SIREC, por lo que reprogramarlo sería prácticamente imposible, como lo ha sido para reponer los servicios remotos, como el de consulta de trámites vía internet.

–          La capacidad del no-break fue insuficiente para sostener la operación del SITE.

–          Aunque se cuenta con una planta de luz, la misma no funciona.

–          El aire acondicionado del SITE genera humedad, lo cual pude resultar nocivo para el equipo.

–          Según comentarios del personal, el cableado y sistema eléctrico no soportan la operación de la totalidad del edificio con todos los aires acondicionados prendidos, por lo que puede interrumpirse el suministro de energía al SITE.

–          La ubicación del Registro en un área de propensa a inundaciones pone en riesgo el acervo que se encuentra en desnivel de la planta baja.

En cuanto al proceso registral, Aarón Gómez Orduña encontró que “no existe una base única de control de gestión”, que “el control de transmisión de documentos entre un servidor público y otro se hace a través de tarjetas escritas a mano”, además de que “el acervo digitalizado no fue firmado electrónicamente, no permite relacionarlos de manera segura con los asientos electrónicos que se generan, ni existe la posibilidad de firmarlos electrónicamente”.

Entre otras irregularidades, dijo que el acceso a los equipos de cómputo se realiza a través de claves proporcionadas y administradas por la unidad de informática de manera y que el personal guarda las claves de operación en el sistema, por lo que se pueden recuperar con una operación informática de cortar-pegar.

Señala en su informe Aarón Gómez Orduña que personal de informática es el que realiza correcciones tanto a los asientos como a las transcripciones que se hicieron de las partidas a solicitud simple del calificador a través de una nota escrita a mano o bien a partir de una llamada telefónica.

Explica que la incidencia de solicitudes de rectificación sobre lo transcrito alcanza entre un 80% y un 90% del total de lo migrado, contra un 20% (considerado normal) de las solicitudes realizadas sobre los asientos electrónicos realizados en el sistema desde 2010.

–          Se desconoce el número total de libros en el acervo.

–          Se desconoce cuál fue el total de partidas migradas.

–          No hay firma electrónica.

Y que en cuanto al personal, Aarón Gómez Orduña encontró “un elevado número del personal, se estima por ellos mismos más un 50%, tiene más de 16 años trabajando en Registro y con tiempo o edad suficiente para el retiro”.

Y que “el personal a cargo del acervo trabaja en condiciones de humedad, ventilación y calor sumamente precarias y riesgosas, ante una emergencia, pues la salida está bloqueada por un escritorio y después por una puerta que abre parcialmente”. Y que “no todo el personal cuenta con título de licenciado en derecho”.

En el Registro Público de la Propiedad y de Comercio de Chiapas (RPPyC), “no todo el personal cuenta con título de licenciado en derecho”.

En cuanto a marco legal, señala que en 2009 y 2011 se hicieron algunas reformas al Código Civil estatal para incluir la posibilidad de realizar asientos electrónicos, sin embargo el reglamento no fue reformado entrándose severas antinomias, problemas de denominaciones y manejo técnico jurídico, la existencia de trámites oficiales sumamente complejos y riesgosos para quien lo expide como lo es la expedición de historias registrales (pruebas del diablo).

Ante este escenario desolador del Registro Público de la Propiedad y el Comercio de Chiapas, Aarón Gómez Orduña recomendó desplegar ya “acciones inmediatas”:

“Se sugiere realizar un respaldo de las bases de datos. Ello en virtud de que se considera que el Registro Público se encuentra en riesgo inminente de perder su acervo de forma total ante un caso de incendio o inundación y de manera parcial ante una variación de voltaje. Lo cual no sólo implica una cuestión de seguridad personal si no, incluso, de seguridad estatal por el tipo de acervo del que se trata y las zonas que abarca”, dijo el experto.

Expone que ante la incertidumbre en cuanto a los datos escaneados y en cuanto la calidad de prácticamente el total de lo migrado, se sugiere realizar una depuración a fondo de la base de datos escaneada a efecto de auditar su confiabilidad así como determinar qué material falta por escanearse.

Y que de inmediato se sugiere migrar las bases de datos del SIREC a un programa cuyo código fuente sea propiedad de la Institución Registral, así como someterla a las adecuaciones necesarias para dotarla de las medidas de control, seguridad y certeza a través de la implementación de la firma electrónica.

Entre otras acciones urgentes, sugiere modificar, actualizar y adecuar el marco jurídico de la Institución, capacitar al personal y generar un programa de titulación y uno de formación de registradore, que debe realizarse conforme a un plan de acción que integre tanto la atención de medidas urgentes así como retomar las acciones de modernización.

“Cabe mencionar que la atención a puntos críticos debe hacerse en lo inmediato, ya que la temporada de huracanes está en curso y el deterioro del sistema y acervo puede ser irreversible de no atenderse con urgencia”, dice Aarón Gómez Orduña en su informe fechado en el 09 de Julio pasado.